Cadastro de clientes - mais que um simples cadastro

Muitos programadores, não vêem no cadastro de clientes, mais que um simples arquivo onde se armazena os dados dos clientes da empresa, mas o cadastro de clientes, vai bem além disso, pois pode e deve conter informações que possibilitam a extração dados gerenciais, bem como, deve conter informações que ampliem a gama de abrangência do sistema.
A nível operacional, algumas práticas podem tornar o seu sistema mais prático, como por exemplo:
* Um campo separado para o número, separando o mesmo do campo de endereço, pois isso facilita serviços de cobrança, mala direta, etc.
* Ter disponível uma base de dados de CEP's, ou ter em seu sistema uma rotina de acesso ao webservice dos correios (tem no news de Delphi da Unipar, um criado pelo usuário Junior/RO), para que ao informar o CEP, evite a digitação de cidade, estado, bairro e logradouro.
* Ter um campo para a rota de cobrança, buscando essa informação em um cadastro de rotas, pois isso facilita o trabalho de cobrança e também de distribuição de produtos, em se tratando de empresas que fazem entregas.
* Ter um campo destinado à informação de convênio, buscando essa informação em uma tabela auxiliar de convênios.
* Ter um campo onde se informa o código do vendedor, em caso de carteira de clientes exclusiva por vendedor.
* Ter um campo onde se informa a forma de pagamento, buscando essa informação em um arquivo de formas de pagamento, para ser informado caso exista uma forma de pagamento específica para o cliente.

* Informar em uma tabela auxiliar, dados das referências comerciais, bancárias, SPC/SERASA ou mesmo informações internas, tantas quantas se fizerem necessárias.

* Informar em uma tabela auxiliar, outros endereços. Essa informação se faz relevante, caso a empresa venda para produtores rurais, pois neste caso, os mesmos, se possuírem mais de uma fazenda, possuem inscrições estaduais individualizadas por fazenda, sob o mesmo CPF, então, adotando-se essa prática, elimina-se a redundancia de dados cadastrais do cliente, pois em um único cadastro, pode-se cadastrar vários endereços ou fazendas, com suas respectivas inscrições, facilitando com isso, o processo de faturamento e também a classificação das vendas, por inscrição.

Outras informações a nível operacional, podem se fazer necessárias, dependendo do segmento empresarial, por isso é importante que os desenvolvedores sejam bastante críticos e auto-críticos.

Mas e quanto a informações gerencias, quais seriam ?

Dentro das informações operacionais, existem algumas que são também gerenciais, por servirem aos dois propósitos, com por exemplo a rota e o convênio, que facilitam a obetenção de relatórios gerenciais de vendas, como por exemplo curva ABC de vendas por rota ou convênio.

Mas existem também as informações que tem um enfoque mais voltado para a parte gerencial, como por exemplo:

* Profissão do cliente pessoa física - Importante para a obtenção de relatórios que indiquem tendências de consumo, ou até mesmo para se indenficar a lucratividade média de vendas, em função de desconto concedido.

* Segmento empresaria do cliente jurídico - Neste caso se aplicam os mesmos gerenciais expostos acima, mas podemos extrair outros, como produtos de uso repetitivo, que possibilitam direcionar campanhas de marketing específicas a um determinado segmento.

* Time de futebol que o cliente torce - Essa informação, deve ser utilizada com extremo critério, pois ligar pra um cliente depois que o time dele ganhou, é uma bajulação escancarada, e discutir com o cliente futebol, nem se comenta, mas pode-se enviar um brinde, do time que o cliente torce, no aniversário do cliente por exemplo, isse seria de bom gosto.

Mas o mais importante, é não deixar de fazer o básico, o trivial, como por exemplo, enviar uma cartinha de felicitações no mês de aniversário do cliente, e também ligar para o cliente, ou enviar um email, uns dois ou três dias após a venda, perguntando da sua satisfação com o produto ou serviço adquirido.

Juntar tudo e bater no liquidificador

Como o título já diz, um bom sistema gerencial, precisa no final, permitir o uso em conjunto de todos os processos destinados à boa administração do estoque, de forma simples e descomplicada, para que o sistema possa ser utilizado por diversos segmentos empresariais, e com diversos níveis de cultura administrativa.

É importante que se veja por exemplo, que um determinado produto, indica pelo seu histórico de vendas, que por uma questão sazonal, não será bem vendido nos próximos meses, mas se o custo de reposição do mesmo estiver baixo, e a soma do mesmo ao custo de oportunidade for inferior ao que provavelmente seria o seu custo na alta temporada, apesar da pouca probabilidade de venda mais imediata, a compra seria benéfica à empresa. Vamos tornar a coisa mais clara através de um exemplo:

Produto X

Giro dos últimos 3 meses: 50

Saldo em estoque: 10

Defasagem: 40

Giro médio (histórico) dos próximos 3 meses: 5

Giro médio (histórico) dos 3 meses seguintes: 50

(Teóricamente não deveríamos comprar, pois a quantidade em estoque é superior ao giro médio dos próximos 3 meses)

Custo da ultima compra do produto X: R$ 10,00

Custo de reposição (preço de venda atual no fornecedor) : R$ 6,50

* O fornecedor está com custo mais baixo devido à baixa rotatividade prevista para os próximos meses

Se temos uma defasagem de 40, e se venderemos em média mais 5 nos próximos 3 meses, então, para aproveitar o baixo preço de custo, devemos comprar mais 45 unidades.

Mas como saber se esse baixo preço de custo é vantajoso ?

Aplicando-se o custo de oportunidade ao custo do produto, que é a remuneração que obteríamos com o nosso dinheiro, através de uma aplicação financeira.

Suponhamos de forma otimista, que conseguiríamos um rendimento livre de 1% am do nosso capital, dessa forma, nosso custo final seria:

R$ 6,50 + 1% = R$ 6,57

R$ 6,57 + 1% = R$ 6,64

R$ 6,64 + 1% = R$ 6,71

Neste caso, o custo final seria de R$ 6,71 e o custo previsto para o perído de alto giro, seria de R$ 10,00, portanto, tem-se um ganho de R$ 3,29 em unidade, o que significa R$ 148,05 em 45 unidades.

Imagine se o módulo de compras do seu sistema faz todo esse levantamento e passa de forma mastigada para o seu cliente...

Isso é qualidade que faz diferença.

Existem muitas outras formas de se cruzar informações gerenciais de estoque, afim de se otimizar resultados, mas o objetivo desse blog, e incentivar o pensamento criativo, por isso sempre teremos textos que mostram possibilidades, mas incitam à criação.

Vendas com conhecimento de causa

Esse título pode parecer um pouco estranho, afinal, conhecimento de causa é o mínimo que se espera em uma venda, mas o conhecimento de causa a que me refiro, é a visão ampla do processo de venda, onde já temos de forma planejada, o que vender, pra quem vender e por que preço vender.

Esse planejamento de vendas, só se faz possível através da visão gerencial do estoque, pois é lá que identificamos por exemplo, os produtos com baixo giro e alto custo de oportunidade, o que nos dá subsídio para definirmos promoções de preços, que forcem a saída desses produtos do estoque, e o reinvestimento do valor recebido em mercadoria de giro, ou até mesmo em reforço de caixa.

Mas ainda temos mais uma variável, que é "pra quem vender", mas isso pode ser obtido através de algumas técnicas de CRM, quando podemos melhorar em muito o retorno de uma promoção ou campanha de vendas.

Podemos retirar do nosso histórico de vendas, informações de clientes que já tenham comprado produtos que estejam em promoção, ou que porventura tenham algo onde aqueles produtos possam ser utilizados.

Podemos ainda, identificar qual o segumento empresarial, ou qual o tipo de profissional que adquire um determinado tipo de produto, e direcionar uma campanha de marketing a esses segmentos ou profissionais, melhorando assim o retorno das vendas.

Temos ainda a venda dos produtos de giro, que por serem de giro, a uma primeira impressão nos parece não carecer de nenhuma atenção especial, mas isso é um grande equívoco, pois tão importante quanto adimnistrar e reduzir os produtos de baixo giro, é também administrar as vendas dos produtos de giro, através de contatos com os clientes, ações de marketing de divulgação, definição de metas de venda e etc, pois nos produtos de giro, temos uma variável sobre a qual não temos muito controle; a concorrência.

Esse texto parece muito mais voltado para a administração que para a informática, mas é através de um bom sistema gerencial, que se obtém as informações necessárias ao subsídio de tudo o que foi dito acima.

Visão gerencial do estoque

3 - Visão gerencial do estoque

E vender bem, o que significa ?
Pra muitas pessoas, pode significar vender muito, ou vender com uma boa margem de lucro, o que não deixa de ser verdade, mas para vender bem, é também de suma importancia, ter uma visão estratégica do estoque, atividade negigenciada por grande parte dos administradores, e para isso é que se torna interessante a classificação dos produtos em grupos, subgrupos e marcas.

A partir dessas classificações, podemos administrar os estoques de cima pra baixo, ou seja, do todo para o específico, o que torna a tarefa de administrar o estoque, bem mais ágil e eficiente.

Com um cadastro de produtos bem classificado, e possuindo dados históricos de vendas, poderemos obter uma enorme gama de informações gerenciais, como por exemplo:

- Tempo médio de permanência no estoque, por grupo ou marca

- Curva ABC de vendas por grupo ou marca

- Curva ABC de vendas por grupo + subgrupo

- Participação percentual no estoque, de grupo ou marca

- Participação percentual X faturamento

- Faturamento X lucratividade

- Custo de oportunidade, baseado no tempo médio de permanência no estoque

E muitas outras opções de cruzamento de informações, que podem enriquecer o sistema e realmente se tornar uma ferramenta útil para a empresa usuária do mesmo.

Desenvolvedores com criatividade, podem mostrar essas informações através de gráficos, relatórios e comparativo visual de valores, e estas informações passam a ser vitais para o processo decisório do administrador de estoques.

E de que forma isso ajuda na venda, ou faz com que possamos "vender bem" ?

A partir do momento que se tem um estoque "quente", ou de alto giro, reduz-se a necessidade de capital adormecido, melhorando com isso o fluxo de caixa da empresa, pois a mesma começa a trabalhar com produtos de mais alto giro, aumentando o faturamento em relação ao estoque disponível, e reduzindo o custo de oportunidade, que nada mais é que o custo das mercadorias paradas no estoque, consequentemente, aumentando a lucratividade.

Compras

2 - Compras

Uma boa administração de estoques, pode ser definida em dois princípios básicos:
A - Comprar bem
B - Vender bem
Comprar bem, significa comprar mercadorias que terão giro rápido com risco reduzido de ficarem encalhadas no estoque. Mas de que forma podemos identificar essas mercadorias ?
Existem basicamente duas formas de se identificar as mercadorias que certamente terão uma boa rotatividade, que são o giro e as tendências futuras.
O giro se aplica a produtos que não sofrem muitas variações, como por exemplo, peças de veículos, materiais básicos de construção, etc. Já a tendência, se aplica a produtos que sofrem grande mutação em cores, modelos, padrões, etc, como por exemplo, roupas, móveis, celulares, eletrodomésticos, etc.
De acordo com o seguimento em que se encaixa a empresa, ela pode optar por comprar baseado no giro, na tendência ou em ambos.
A compra baseada no giro, tem um fator importantíssimo, que é a sazonalidade, pois muitos produtos tem um maior giro em determinados meses do ano, sendo um exemplo clássico, o guarda chuvas, que obviamente é mais vendido no período das chuvas, ou peças de plantadeiras agrícolas, que são mais vendidas na época do preparo do solo para plantio.
Na hora da compra, deve-se analisar o giro da mercadoria em um determinado período, por exemplo, se vamos comprar pros próximos três meses, devemos observar o giro dos três meses anteriores, e se tivermos dados históricos de vendas, devemos observar qual é a média de vendas dos próximos três meses, pois em função da sazonalidade, o volume de vendas dos próximos meses pode ser diferente do volume dos meses anteriores.
A compra baseada em tendências, se diferencia da compra baseada em giro, porque a tendência é ditada pela mídia, portanto, pra empresas que trabalham com produtos que são adquiridos em função da tendência, uma boa dica é observar essas tendências nas novelas, pois ali são os primeiros lugares onde elas são lançadas.
Uma particularidade das empresas que trabalham com produtos adquiridos em função da tendência, é que entre esses produtos, existem aqueles que não obedecem a essa regra, que são os produtos tradicionais, mas o giro destes produtos, não deve ser observado pelo produto em si, mas pelas características do produto, como cor e modelo, pois existem algumas cores e modelos, que persistem independentemente das tendências ditadas pela mídia.

Análise gerencial de estoques

Por se tratar de um assunto um tanto quanto extenso, eu dividirei o mesmo em cinco tópicos, para que possa ser melhor entendido, que serão:

1 - Rotinas do controle de estoques

2 - Compras

3 - Visão gerencial do estoque

4 - Vendas

5 - Juntar tudo e bater no liquidificador

1 - Rotinas de controle de estoques

Um dos primeiros programas que os novos programadores se dispõem a desenvolver, é o controle de estoques, que é bem mais do que simples rotinas de entradas e saidas no estoque. A princípio, um controle de estoque que contemple apenas o controle físico, sem se ater ao controle fiscal precisa contemplar no mínimo as seguintes rotinas:
Cadastro de produtos
Cadastro de grupos
Cadastro de subgrupos
Cadastro de marcas
Cadastro de unidades
Cadastro de tabelas auxiliares (cor, tamanho, modelo)
Compras de produtos
Vendas de produtos
Devoluções de clientes
Devoluções a fornecedores
Ajustes de estoque
O uso em conjunto dessas informações, nos permite a criação de um controle físico de estoques, atendendo às necessidades operacionais da empresa, mas um controle de estoque vai bem além, pois dele podem ser extraídas diversas informações gerenciais, que auxiliam as empresas, e que diferenciam bons sistemas de controle de estoques, da maioria dos programas existentes no mercado, e é exatamente sobre isso que trataremos nos próximos tópicos.

Objetivo deste blog

O objetivo deste blog, será discutir e compartilhar a minha experiência ao longo de 20 anos, em análise de processos gerenciais e operacionais de diversos segmentos empresariais, para o uso prático dessas análises, no desenvolvimento de sistemas informatizados, uma vez que, hoje, a maioria dos profissionais que se formam em cursos universitários voltados para a área de informática, sabem como fazer, mas tem extrema dificuldade em saber "o que fazer".