Gestão de compras - Cotação de preços

Agora, falaremos sobre a cotação de preços, que diferentemente do pedido de compra, onde normalmente se compra de um fabricante ou distribuidor exclusivo de um produto ou marca, tem mais de um fornecedor para os produtos que temos a necessidade de comprar, e em função disso, há a necessidade de se comparar os preços entre esses fornecedores.
A cotação de compras, dá-se basicamente de duas formas: presencial e à distância.
Na cotação presencial, você tem a sua lista de compras, e os representantes de cada fornecedor, onde você informa o produto a ser adquirido, e os representantes informam os preços, sabendo no exato momento, quem ganhou o preço em um determinado produto.
Já na cotação à distância, envia-se a lista aos fornecedores, com a relação dos produtos a serem cotados, pra que os mesmos precifiquem e nos devolvam.
Vejamos agora, como um bom sistema se comporta nessa característica de compra, que é a cotação de preços:
Podemos separar a cotação em etapas, a fim de se desenvolver melhor a visualização da mesma, sendo:
1 - Seleção dos produtos a serem cotados, onde se aplicam as mesmas regras do artigo anterior, sugerindo a compra dos produtos que tenham um giro médio previsto para o próximo período de estocagem, superior ao estoque disponível.
2 - Seleção dos fornecedores que participarão da cotação, que pode ser automática, se o seu sistema tiver no cadastro de fornecedores, a informação de quais os tipos de produtos o mesmo fornece, ou manual, caso não tenha.
3 - Uma vez tendo já selecionados os produtos a serem adquiridos, e os fornecedores que participarão da cotação, é a hora de receber os preços de cada fornecedor e informar ao sistema, sendo que, no caso de cotação presencial (leilão), você informa o preço de cada fornecedor para um produtos X, pois os fornecedores informarão o preço a cada produto solicitado, identificando-se o vencedor daquele produto, para depois solicitar o próximo, e no casa da cotação à distância, pra cada fornecedor, se informa todos os preços informados para os produtos cotados, uma vez que estará de posse da lista com todos os preços informados pelo fornecedor.
4 - Uma vez informados os preços ao sistema, quer seja na forma produto -> fornecedor, ou na forma fornecedor -> produto, o sistema selecionará os menores preços de cada fornecedor, podendo formar assim vários pedidos de compra, sendo que o pedido do fornecedor X conterá os produtos no qual o mesmo teve o menor preço.
5 - É necessário que haja, a possibilidade de se adquirir um produto de um determinado fornecedor, mesmo que ele não tenha sido o ganhador naquele produto, nesse caso, move-se aquele produto pra o pedido que se tem interesse.
6 - Por fim, faz-se a impressão ou envio por email dos pedidos destinados a cada fornecedor.
No próximo artigo, estaremos finalizando esse assunto, com algumas observações dignas de nota, que completarão o combustível para aqueles que tem a necessidade de desenvolver um bom módulo de compras para o seu sistema, até lá.

Gestão de compras - Pedido de compra

Falaremos agora sobre o pedido de compra, que é quando se compra normalmente, de um fabricante. Eventualmente, pode-se fazer uma compra emergencial de um distribuidor ou atacadista, mas isso normalmente ocorre devido a uma eventual falta de planejamento.
No pedido de compra, temos um vendedor à disposição, que pode estar frente a frente com o comprador, ou por telefone, ou por algum comunicador instantâneo, mas temos a certeza, de que os produtos que necessitamos serão adquiridos daquele fornecedor.
Nesse caso, por não ter comparação do preço do produto com os preços de outros fornecedores, temos outros parâmetros a serem analisados, que implicam diretamente na formação do preço daquele produto.
Dentre estes parâmetros, destacam-se dois em especial, que são:
O histórico de compra daquele produto na nossa empresa e o preço de venda daquele produto em nossos concorrentes.
Com relação ao histórico de compras, nosso sistema pode oferecer ao comprador sem maiores esforços, e o mesmo pode ver em formato de gráfico, a variação dos preços de compra daquele produto nas últimas compras, afim de se identificar alterações bruscas de preço.
Com relação ao preço de venda daquele produto na concorrência, muitas empresas não adotam, pois teriam que possuir um departamento ativo dentro da empresa para levantamento dessas informações.
Mas vamos à nossa parte, que é o sistema. O que um bom sistema deve oferecer como subsídio a um pedido de compra ?
1 - Possibilidade de alteração do preço de venda e do custo de reposição do produto, mesmo antes da chegada na empresa do mesmo.
2 - Possibilidade de se enxergar a margem de lucro anterior, que é a diferença entre o preço de venda e o custo real anterior. (também se aplica à cotação de compras)
3 - Possibilidade de se obter o giro do produto nos N meses anteriores, usados como parâmetro para cálculo do giro. (também se aplica à cotação de compras)
4 - Possibilidade de visualizar através de gráfico, a sazonalidade do produto, afim de se identificar períodos com tendência de aumento ou diminuição das vendas. (também se aplica à cotação de compras)
5 - Sugestão de compras, baseada no estoque atual, e no giro médio do produto, para tal, considera-se a sazonalidade, então faz-se a média de vendas do produto com sobreposição de anos, nos meses que serão cobertos pela compra. (também se aplica à cotação de compras)
6 - Possibilidade de gravação parcial, antes do fechamento, pois às vezes o vendedor passar um longo período junto ao comprador, e podem haver intervalos.
7 - Possibilidade de formação do preço de custo, com o cálculo de fretes, impostos adicionais, etc, além do cálculo automático do preço de venda, através da informação da margem de lucro sobre o custo obtido, que pode ser informada na hora, ou estar previamente cadastrada no cadastro do produto.
8 - Emissão do pedido de compra, com todas as particularidades da negociação, e a possibilidade de assinatura no mesmo pelo vendedor.
9 - Possibilidade de envio por email, do pedido de compra.
Consideramos finalmente, o pedido de compra, como uma compra ativa, pelo fato de se definir na hora o preço do produto, e se fazer a compra do mesmo.
No próximo post, falaremos sobre a cotação de preços, que é uma compra passiva, até lá.