Gestão de compras - Cotação de preços

Agora, falaremos sobre a cotação de preços, que diferentemente do pedido de compra, onde normalmente se compra de um fabricante ou distribuidor exclusivo de um produto ou marca, tem mais de um fornecedor para os produtos que temos a necessidade de comprar, e em função disso, há a necessidade de se comparar os preços entre esses fornecedores.
A cotação de compras, dá-se basicamente de duas formas: presencial e à distância.
Na cotação presencial, você tem a sua lista de compras, e os representantes de cada fornecedor, onde você informa o produto a ser adquirido, e os representantes informam os preços, sabendo no exato momento, quem ganhou o preço em um determinado produto.
Já na cotação à distância, envia-se a lista aos fornecedores, com a relação dos produtos a serem cotados, pra que os mesmos precifiquem e nos devolvam.
Vejamos agora, como um bom sistema se comporta nessa característica de compra, que é a cotação de preços:
Podemos separar a cotação em etapas, a fim de se desenvolver melhor a visualização da mesma, sendo:
1 - Seleção dos produtos a serem cotados, onde se aplicam as mesmas regras do artigo anterior, sugerindo a compra dos produtos que tenham um giro médio previsto para o próximo período de estocagem, superior ao estoque disponível.
2 - Seleção dos fornecedores que participarão da cotação, que pode ser automática, se o seu sistema tiver no cadastro de fornecedores, a informação de quais os tipos de produtos o mesmo fornece, ou manual, caso não tenha.
3 - Uma vez tendo já selecionados os produtos a serem adquiridos, e os fornecedores que participarão da cotação, é a hora de receber os preços de cada fornecedor e informar ao sistema, sendo que, no caso de cotação presencial (leilão), você informa o preço de cada fornecedor para um produtos X, pois os fornecedores informarão o preço a cada produto solicitado, identificando-se o vencedor daquele produto, para depois solicitar o próximo, e no casa da cotação à distância, pra cada fornecedor, se informa todos os preços informados para os produtos cotados, uma vez que estará de posse da lista com todos os preços informados pelo fornecedor.
4 - Uma vez informados os preços ao sistema, quer seja na forma produto -> fornecedor, ou na forma fornecedor -> produto, o sistema selecionará os menores preços de cada fornecedor, podendo formar assim vários pedidos de compra, sendo que o pedido do fornecedor X conterá os produtos no qual o mesmo teve o menor preço.
5 - É necessário que haja, a possibilidade de se adquirir um produto de um determinado fornecedor, mesmo que ele não tenha sido o ganhador naquele produto, nesse caso, move-se aquele produto pra o pedido que se tem interesse.
6 - Por fim, faz-se a impressão ou envio por email dos pedidos destinados a cada fornecedor.
No próximo artigo, estaremos finalizando esse assunto, com algumas observações dignas de nota, que completarão o combustível para aqueles que tem a necessidade de desenvolver um bom módulo de compras para o seu sistema, até lá.