Processos internos, melhoria contínua

Olá pessoal, estou de volta.

Gostaria de falar neste post sobre "melhoria contínua de processos internos", por se tratar de um assunto pertinente em todo e qualquer segmento empresarial.

Sempre acreditei na máxima: "Não existe um processo tão bom que não possa ser melhorado", e tenho adotado isso como postura na empresa da qual sou sócio, por acreditar que se faz necessária uma constante evolução nos processos empresariais, afim de se manter em um mercado altamente competitivo e globalizado.

Muitas empresas de tecnologia tem focado na obtenção de certificados e mais certificados, achando que, por si, essa ação garante um diferencial competitivo às mesmas. No entanto, falham na aplicação das competências adquiridas, bem como, na identificação do ganho operacional ou gerencial que tais competências podem agregar.

A obtenção de certificados ou a participação em cursos visando a reciclagem ou melhoria dos conhecimentos, é insipiente, ou muitas vezes, até problemática, se não houver um plano claro de aplicação dos novos conhecimentos obtidos, no dia a dia da empresa.

Para que a empresa possa se beneficiar de novas competências adquiridas através de treinamentos e certificações, se faz necessário observar alguns cuidados básicos, tais como:

• Treinamentos / certificações condizentes com a capacidade de assimilação e aplicação na empresa.
• Treinamentos / certificações aplicáveis às necessidades atuais da empresa. Não adianta tentar se preparar para o futuro, se a empresa negligenciar a realidade presente.
• Plano de implementação das aptidões adquiridas.
• Envolvimento das áreas gerenciais afetadas.
• Aferição dos resultados.

Por fim, tenha sempre em mente que não é possível uma grande melhoria de processos sem rupturas ou efeitos colaterais, portanto, se faz necessária, a sensibilidade para identificar a velocidade com que as melhorias podem ser assimiladas pela empresa, afim de se obter uma melhoria gradativa e saudável.

Até o próximo post.

Implantação orientada a processos

Olá pessoal.

Ao longo de mais de 25 anos trabalhando com desenvolvimento e implantação de sistemas, passei por diversos problemas de relacionamento com clientes, pelo fato de não conseguir encaixar os recursos do sistema ao uso do cliente, e pelo fato do cliente sentir que o sistema era incompleto, que não atendia as necessidades do mesmo.

Daí surgiam algumas dúvidas:
- Será que o cliente não tinha mão de obra capacitada pra utilizar corretamente o sistema ?
- Será que minha equipe não agiu corretamente durante o processo de implantação e posterior manutenção do sistema ?
- Será que sistema de informática tem prazo de validade ?
- Será que estou na área errada ? (quem nunca se perguntou isso que atire a primeira pedra, hehehehehehe)

Quando se tem dúvidas, obviamente se tem respostas, e minhas primeiras respostas, começaram a mudar o cenário, foram elas:
- Toda empresa tem uma cultura organizacional, que não muda do dia pra noite!
- Devo oferecer aquilo que o cliente pede!
- Se o cliente quer utilizar apenas 10% do seus sistema, que seja!

Tais repostas, a princípio me contentaram, pois os conflitos com os clientes diminuiam, no entanto, decorrente disso, surgiu um conflito interno e um problema externo:
Conflito - Tenho muito mais a oferecer do que o que esse cliente utiliza...
Problema - Clientes adquiriam outro sistema, por conta de um recurso que já existia no meu, mas ele não sabia.

Então percebi, que era necessário atacar tanto o conflito, quanto o problema, daí veio o direcionamento da nossa postura enquanto empresa fornecedora de software, em adotar a implantação orientada a processos, pois tratando cada processo empresarial de forma isolada, podíamos atender às necessidades de cada departamento, bem como, sugerir controles que pudessem trazer mais produtividade ou qualidade aos mesmos, com isso, obtivemos as seguintes vantagens:
- Engajamento dos colaboradores de cada departamento com a solução.
- Justificativa para o contrato de manutenção mensal (SAAS), pelo envolvimento constante com os processos da empresa.
- Maior visibilidade, por parte da diretoria da empresa, da importância do sistema na evolução dos processos internos.
- Possibilidade de novos ganhos, com treinamentos, desenvolvimento de rotinas complementares, etc.
- Maior satisfação dos clientes, consequentemente, possibilidade de indicação de novos clientes.
- Possibilidade de crescimento do sistema dentro da empresa, sem confrontar a cultura organizacional da mesma.
- Possibilidade de treinar nossa equipe de suporte, dentro do padrão orientado a processos.

Claro que existem padrões de atendimento e prestação de serviços, como ITIL e outros, que nos fornecem uma série de boas práticas, que se adotadas, trarão bons resultados, mas não podemos engessar o processo de implantação e manutenção, ele tem que acompanhar a cultura da empresa, sem deixar de mostrar a que veio.

Wesley Silva
Analista de sistemas
Analista de processos
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Gestão de compras - Observações finais

Pessoal, desculpe a demora nas postagens, mas estarei retornando à ativa, pra que tenhamos em 2012 um blog bem movimentado.

Da última vez, falei sobre gestão de compras, e disse que teriam algumas anotações dignas de nota, pra encerrar o assunto, pois bem, vamos a elas.

Quando trabalhamos com cotação presencial, tipo leilão, é interessante que tenhamos recursos técnicos disponíveis, que facilitem o acesso dos vendedores à sua lista de compras, bem como, reduza bastante a necessidade do comprador/mediador, para tal, podemos ter um ou mais terminais, para uso dos vendedores, que contenham a nossa lista de compras, e onde os mesmos possam colocar os seus preços, afim de que o sistema identifique os menores preços de cada fornecedor.

Algumas empresas, adotam a estratégia de mostrar aos vendedores, os menores preços de cada produto que já tenham sido informados, forçando assim, que o vendedor de o seu maior desconto, afim de concretizar a venda, outras empresas, preferem apenas que cada vendedor informe o seu preço e o sistema faça o resto.

O sistema de cotação, com os recursos tecnológicos disponíveis hoje, tem uma grande tendência a ser disponibilizado via WEB, facilitando a interação com os fornecedores e eliminando a necessidade de um espaço físico destinado aos vendedores, só depende dos recursos tecnológicos e financeiros da empresa que disponibilizará as cotações.

Por fim, para não ser apedrejado pelo sindicato dos compradores, quando eu disse da não necessidade do comprador junto aos vendedores, não quis dizer que o mesmo não tem mais importância para a empresa, muito pelo contrário, pois o mesmo passará a fazer o trabalho de seleção dos produtos a serem cotados, utilizando critérios de giro, sazonalidade, tendências, etc, bem como pelo planejamento das compras, afim de melhorar o processo logístico e comercial da empresa.

Até o próximo post.

Wesley Silva
Analista de sistemas
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Gestão de compras - Cotação de preços

Agora, falaremos sobre a cotação de preços, que diferentemente do pedido de compra, onde normalmente se compra de um fabricante ou distribuidor exclusivo de um produto ou marca, tem mais de um fornecedor para os produtos que temos a necessidade de comprar, e em função disso, há a necessidade de se comparar os preços entre esses fornecedores.
A cotação de compras, dá-se basicamente de duas formas: presencial e à distância.
Na cotação presencial, você tem a sua lista de compras, e os representantes de cada fornecedor, onde você informa o produto a ser adquirido, e os representantes informam os preços, sabendo no exato momento, quem ganhou o preço em um determinado produto.
Já na cotação à distância, envia-se a lista aos fornecedores, com a relação dos produtos a serem cotados, pra que os mesmos precifiquem e nos devolvam.
Vejamos agora, como um bom sistema se comporta nessa característica de compra, que é a cotação de preços:
Podemos separar a cotação em etapas, a fim de se desenvolver melhor a visualização da mesma, sendo:
1 - Seleção dos produtos a serem cotados, onde se aplicam as mesmas regras do artigo anterior, sugerindo a compra dos produtos que tenham um giro médio previsto para o próximo período de estocagem, superior ao estoque disponível.
2 - Seleção dos fornecedores que participarão da cotação, que pode ser automática, se o seu sistema tiver no cadastro de fornecedores, a informação de quais os tipos de produtos o mesmo fornece, ou manual, caso não tenha.
3 - Uma vez tendo já selecionados os produtos a serem adquiridos, e os fornecedores que participarão da cotação, é a hora de receber os preços de cada fornecedor e informar ao sistema, sendo que, no caso de cotação presencial (leilão), você informa o preço de cada fornecedor para um produtos X, pois os fornecedores informarão o preço a cada produto solicitado, identificando-se o vencedor daquele produto, para depois solicitar o próximo, e no casa da cotação à distância, pra cada fornecedor, se informa todos os preços informados para os produtos cotados, uma vez que estará de posse da lista com todos os preços informados pelo fornecedor.
4 - Uma vez informados os preços ao sistema, quer seja na forma produto -> fornecedor, ou na forma fornecedor -> produto, o sistema selecionará os menores preços de cada fornecedor, podendo formar assim vários pedidos de compra, sendo que o pedido do fornecedor X conterá os produtos no qual o mesmo teve o menor preço.
5 - É necessário que haja, a possibilidade de se adquirir um produto de um determinado fornecedor, mesmo que ele não tenha sido o ganhador naquele produto, nesse caso, move-se aquele produto pra o pedido que se tem interesse.
6 - Por fim, faz-se a impressão ou envio por email dos pedidos destinados a cada fornecedor.
No próximo artigo, estaremos finalizando esse assunto, com algumas observações dignas de nota, que completarão o combustível para aqueles que tem a necessidade de desenvolver um bom módulo de compras para o seu sistema, até lá.

Gestão de compras - Pedido de compra

Falaremos agora sobre o pedido de compra, que é quando se compra normalmente, de um fabricante. Eventualmente, pode-se fazer uma compra emergencial de um distribuidor ou atacadista, mas isso normalmente ocorre devido a uma eventual falta de planejamento.
No pedido de compra, temos um vendedor à disposição, que pode estar frente a frente com o comprador, ou por telefone, ou por algum comunicador instantâneo, mas temos a certeza, de que os produtos que necessitamos serão adquiridos daquele fornecedor.
Nesse caso, por não ter comparação do preço do produto com os preços de outros fornecedores, temos outros parâmetros a serem analisados, que implicam diretamente na formação do preço daquele produto.
Dentre estes parâmetros, destacam-se dois em especial, que são:
O histórico de compra daquele produto na nossa empresa e o preço de venda daquele produto em nossos concorrentes.
Com relação ao histórico de compras, nosso sistema pode oferecer ao comprador sem maiores esforços, e o mesmo pode ver em formato de gráfico, a variação dos preços de compra daquele produto nas últimas compras, afim de se identificar alterações bruscas de preço.
Com relação ao preço de venda daquele produto na concorrência, muitas empresas não adotam, pois teriam que possuir um departamento ativo dentro da empresa para levantamento dessas informações.
Mas vamos à nossa parte, que é o sistema. O que um bom sistema deve oferecer como subsídio a um pedido de compra ?
1 - Possibilidade de alteração do preço de venda e do custo de reposição do produto, mesmo antes da chegada na empresa do mesmo.
2 - Possibilidade de se enxergar a margem de lucro anterior, que é a diferença entre o preço de venda e o custo real anterior. (também se aplica à cotação de compras)
3 - Possibilidade de se obter o giro do produto nos N meses anteriores, usados como parâmetro para cálculo do giro. (também se aplica à cotação de compras)
4 - Possibilidade de visualizar através de gráfico, a sazonalidade do produto, afim de se identificar períodos com tendência de aumento ou diminuição das vendas. (também se aplica à cotação de compras)
5 - Sugestão de compras, baseada no estoque atual, e no giro médio do produto, para tal, considera-se a sazonalidade, então faz-se a média de vendas do produto com sobreposição de anos, nos meses que serão cobertos pela compra. (também se aplica à cotação de compras)
6 - Possibilidade de gravação parcial, antes do fechamento, pois às vezes o vendedor passar um longo período junto ao comprador, e podem haver intervalos.
7 - Possibilidade de formação do preço de custo, com o cálculo de fretes, impostos adicionais, etc, além do cálculo automático do preço de venda, através da informação da margem de lucro sobre o custo obtido, que pode ser informada na hora, ou estar previamente cadastrada no cadastro do produto.
8 - Emissão do pedido de compra, com todas as particularidades da negociação, e a possibilidade de assinatura no mesmo pelo vendedor.
9 - Possibilidade de envio por email, do pedido de compra.
Consideramos finalmente, o pedido de compra, como uma compra ativa, pelo fato de se definir na hora o preço do produto, e se fazer a compra do mesmo.
No próximo post, falaremos sobre a cotação de preços, que é uma compra passiva, até lá.

Gestão de compras

Pessoal, tenho andado um tanto quanto afastado, algumas vezes tenho ensaiado voltar, mas não tenho conseguido ser consistente na minha investida, talvez esteja precisando acompanhar alguns blogs sobre "disciplina", hehehehe.

Mas partindo pra coisas concretas, pretendo falar em alguns posts, sobre gestão de compras.

Toda empresa, tem necessidade de gerir suas compras de forma inteligente e prática, e um bom software pode simplificar e otimizar ao extremo esse processo, trazendo ao gestor informações relevantes para a tomada de descisão, bem como, agregando valor ao seu software, pois a maioria dos softwares existentes, tem no máximo, apoio a compras, mas pouquíssimos tem gestão de compras.

Quando falamos em gestão de compras, temos que primeiramente, entender que a compra se dá de duas formas:

Cotação de preços, quando estamos comprando de distribuidores ou atacadistas.

Compra presencial (direto com o vendedor), quando estamos comprando de fabricantes.

Ressalto que me refiro a compras, normalmente efetuadas por empresas de micro a médias empresas, as grandes, podem muitas vezes, ter sistemáticas e processos diferenciados.

Mas voltando aos dois tipos de compra, no primeiro, compra de distribuidores e atacadistas, você normalmente tem a opção de cotar preços, pois os produtos normalmente são distribuídos por mais de um fornecedor, no entanto, tem o incoveniente de ter preços relativamente mais altos que os preços dos fabricantes.

Em contrapartida, no segundo, você não tem poder de barganha, uma vez que estamos comprando um produto diretamente do fabricante, principalmente em se tratando de marcas consagradas, por exemplo, se uma empresa de materiais de construção, compra tubos e conexões Tigre, ela pode até trabalhar com outra marca, mas quando for repor os estoques de Tigre, não tem como cotar preços entre várias empresas e optar pelo menor.

Mas fica claro, que se você tem condição de comprar Tigre diretamente do fabricante, obviamente vai comprar mais barato do que se comprasse Tigre de um distribuidor ou atacadista.

Mas nosso objetivo aqui, não é discutir qual é o "mais" ou "menos" vantajoso sistema de compra, e sim, detalhar as caraterísticas e possibilidades das duas formas.

Primeiramente vamos às características básicas das duas formas de compra, para facilitar, usarei o termo "pedido de compra" quando estiver me referindo às compras diretas do fabricante, quando tenho um vendedor ou lista de preços de produtos à minha disposição; e usarei o termo "cotação de compras", quando estiver me referindo a compras de distribuidores ou atacadistas, uma vez que neste caso, terei à minha disposição, mais de um vendedor ou lista de preços, pra que eu possa escolher os menores preços.

Fica claro, que nosso sistema deve ter comportamentos diferentes nesses dois casos, objetivando simplificar e subsidiar o trabalho do comprador, mas antes, temos que responder a uma pergunta muito importante, o que comprar, e porque preciso comprar isso ?

A resposta pra essa pergunta, fica pro próximo post, e prometo a vocês, que não me ausentarei por tanto tempo quanto me ausentei anteriormente, tentarei postar pelo menos um artigo por semana, até a próxima.

Onde estão os resultados ?

Como no artigo anterior, vamos falar novamente sobre as relações que envolvem a programação, e o tema abordado hoje, refere-se aos resultados obtidos através na nossa aventura pelo mundo da programação.

Também como no post anterior, esse artigo é destinado aos programadores, iniciantes ou não, que trabalham por conta própria, descobrindo dia a dia, a arte de se desenvolver um projeto que atenda às expectativas dele e do cliente, (normalmente, esses clientes são compostos de micro e pequenas empresas) e não aos programadores de grandes empresas, que trabalham de baixo de uma metodologia própria, obedecendo a hierarquia padrão de desenvolvimento de sistemas.

Existem duas variáveis determinantes dos resultados obtidos na aventura empreendedora, que são "sua majestade, o Cliente", e você, é, você mesmo, o programador empreendedor.

Vamos analisar as partes envolvidas, suas virtudes e defeitos:

1 - O cliente:

Defeitos:

- Quase sempre não sabe explicar o que quer

- Muitas vezes quer reinventar a roda

- Sempre acredita que sabe muito mais que você, e o quanto deve valer o seu trabalho

- Não está disponível para troca de informações durante o desenvolvimento

- A equipe não colabora, ou às vezes boicota o projeto

Virtudes:

- Normalmente conhece o próprio negócio (feeling)

- Nos força a amadurecer o produto

- Quando bem atendido, é fiel e multiplicador

- Quando reconhece os benefícios do sistema, paga bem

2 - O Desenvolvedor:

Defeitos:

- Não conhecer sobre o assunto em questão (o pior deles)

- Não ter pulso firme junto ao cliente (decorrente do primeiro)

- Ver o produto como algo finito (impede a evolução do mesmo)

- Não dimensionar adequadamente a sua capacidade produtiva

- Não cumprir com os prazos estabelecidos

- Não valorizar o próprio produto (decorrente de todas as anteriores)

Virtudes:

- Auto reciclagem

- Versatilidade

- Conhecimento multidisciplinar

- Capacidade de relacionamento

A maioria dos programadores que se aventuram a empreender, tem resultados pífios, pela combinação das característica acima, tanto deles mesmos, como as características dos clientes, mas essa situação pode ser mudada, com algumas atitudes simples:

- Conheça muito bem o segmento ou processo que se propõe a informatizar

- Conheça bem a sua ferramenta de trabalho

- Tenha conhecimentos gerenciais, mesmo que o seu produto não necessite

- Aprenda a se relacionar bem com as pessoas

- converse com pessoas bem sucedidas, elas tem muito a ensinar

- (Seja o maior crítico de sí mesmo[0] . . Seja o maior crítico de sí mesmo[9999999])

- Esteja atualizado do que acontece no mundo à sua volta (por incrível que pareça, muitos não estão) 

- Participe ao máximo de cursos e palestras, mesmo que não tenha haver com o seu segmento de atuação

- Saiba dimensionar o seu tempo, o cliente prefere ouvir um não posso, a se frustrar numa expectativa quanto ao seu trabalho

- Tenha paciência, os resultados são decorrentes do amadurecimento, e não do impulso

- Acredite naquele projeto que vai tirar o seu pé da lama, pode ter certeza, ele é viável

Wesley

O efeito Coca Cola

Quantos de nós, ja vimos, em clientes que estamos atendendo, algum representante "pagando" uma Coca Cola para os funcionários ?

A princípio, isso me soava como "puxa-saquismo", mas ao longo de vinte anos lidando com profissionais dos mais diversos seguimentos que atendemos, comecei a entender o porque disso.

Na verdade, a Coca Cola, é apenas uma simbologia, do tipo de relação que se deve desenvolver junto aos colaboradores de qualquer empresa que atendemos, que é uma relação de cordialidade e respeito.

Quando nos aproximamos dos funcionários das empresas que usam os nossos softwares, eles se tornam nossos aliados, e os bugs, ou eventuais problemas decorrentes do uso do software, deixam de depor contra nós, ou seja, os funcionários passam a colaborar com o bom andamento do nosso software dentro da empresa em que trabalham.

Por outro lado, se somos arrogantes, e achamos que deve-se manter a devida distância entre nós e os colaboradores do nosso cliente, nesse caso, passamos a ter grandes inimigos do nosso sucesso junto àquele cliente, e qualquer problema, por menor que seja, é maximizado ao extremo, e a chance de continuar tendo aquele cliente em nossa carteira, vai sendo diluída ao longo do tempo.

Ao longo da minha experiência profissional, desenvolvi grande facilidade em lidar tanto com o funcionário que tem a função que remunera menos, quanto com o presidente ou proprietário da empresa.

Esse facilidade, se deve em grande parte, pelo fato de eu gostar de lidar com pessoas, e por entender, desde o berço, que a pessoa que recebe a menor remuneração, não é menos importante que a pessoa mais bem paga da empresa, apenas tem importâncias diferentes.

De qualquer forma, ressalto, que conhecer, respeitar e dar atenção às pessoas, é um fator implícito, mas diretamente ligado ao sucesso do nosso produto, em nossos clientes.

É certo, que essa é a minha opinião, e que alguns leitores podem achar que as coisas funcionam exatamente o contrário do que estou colocando aqui, mas gostaria de me basear em um pequeno exemplo, de grandes proporções, que é o abandono do ERP-SAP, por algumas empresas, pelo fato de as empresas (pessoas) não terem se adaptado ao mesmo.

Talvez você mesmo tenha algum exemplo disso, pois o seu software, ou da empresa que você trabalha, pode ter sido trocado por outro, que você sabe que tecnicamente, é inferior ao seu.

Se isso já aconteceu algumas vezes, deve haver alguma lição pra ser encontrada nesses cases, se isso acontece com frequência, comece a observar atentamente como anda a sua relação, e a dos seus colaboradores, com os colaboradores dos seus clientes.

Wesley